Checklist de protección de datos para usar IA con información de tus clientes

Antes de pegar información de un cliente en una herramienta de IA, haz cinco cosas: clasifica el dato, no pegues datos personales ni sensibles en herramientas que tu empresa no haya aprobado, usa versiones empresariales con contrato, deja registro de cada uso y ten escrito qué harás si algo se filtra. Abajo tienes cada paso con listas copiables y una política de una página.

Esta es una guía práctica, no asesoría legal. Me apoyo solo en fuentes oficiales que abrí para escribirla: el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea, los documentos de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales de Ecuador, publicada en el Registro Oficial el 26 de mayo de 2021. Dónde aplica cada norma a tu caso, y qué debes hacer exactamente, lo confirma un abogado especializado.

Por qué esto ya no puede quedar a criterio de cada empleado

El riesgo real casi nunca es un ataque sofisticado. Es una persona con prisa que pega en una IA pública la lista de clientes, el contrato o el correo con datos de salud para que se lo resuma. Lo hace con buena intención, y la información sale de tu control. Lo conté en el artículo sobre shadow AI y la IA que tu equipo usa sin que lo sepas.

La AEPD ya lo trata como un asunto de organización, no de buena voluntad. En su resumen de obligaciones y recomendaciones para la gestión de IA generativa que la AEPD publicó en enero de 2026, la AEPD pide, entre otras cosas, mecanismos para evitar que los usuarios introduzcan información personal, sensible o confidencial en sistemas no autorizados expresamente para tratar esos datos, y un registro actualizado de los sistemas de IA generativa en uso, con su finalidad y su nivel de riesgo. Ojo: ese documento está pensado para la propia AEPD, no es una norma para tu empresa, pero muestra qué considera buenas prácticas un regulador.

Paso 1. Clasifica tus datos en cuatro niveles

No puedes decidir qué se pega y qué no si no tienes una clasificación. Cuatro niveles bastan para una pyme. La clasificación es mía; los conceptos legales vienen de las normas que cito.

• Nivel 1, público: materiales de la empresa ya publicados que no contienen datos personales ni información sujeta a restricciones de uso, como tu web, tus tarifas publicadas o notas de prensa. Regla: antes de cargarlos en una herramienta de IA, revisa sus condiciones y la política de tu empresa.
• Nivel 2, interno: información de tu empresa que no es pública ni identifica a una persona, como procedimientos, plantillas o métricas agregadas. Regla: solo en herramientas aprobadas.
• Nivel 3, personal: cualquier dato que identifique a una persona o la haga identificable. El RGPD (artículo 4) lo define como toda información sobre una persona física identificada o identificable, directa o indirectamente, por ejemplo mediante un nombre, un número de identificación, datos de localización o un identificador en línea. La ley ecuatoriana lo define de forma parecida: dato que identifica o hace identificable a una persona natural. Regla: solo en herramientas aprobadas, con contrato, y con el mínimo necesario.
• Nivel 4, sensible o especial: datos cuyo mal uso puede discriminar o dañar. El RGPD (artículo 9) prohíbe en principio tratar datos que revelen origen étnico o racial, opiniones políticas, convicciones religiosas o filosóficas o afiliación sindical, y también datos genéticos, biométricos para identificar a una persona y datos de salud, de vida sexual o de orientación sexual. La ley de Ecuador (artículo 4) incluye entre los sensibles religión, ideología, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud y datos biométricos y genéticos, y su artículo 25 suma como categorías especiales los datos de niñas, niños y adolescentes y de personas con discapacidad. Regla: no se pegan en ninguna IA externa sin una decisión escrita, una base legal y asesoría.

Dos matices que evitan errores. Primero, la ley ecuatoriana no se aplica a datos de personas jurídicas ni a datos anonimizados mientras no sea posible identificar a su titular (artículo 2). Segundo, quitar el nombre no siempre basta: si quedan cargo, ciudad y circunstancias que permiten saber quién es, sigue siendo un dato personal.

Lo que nunca debes pegar en una IA externa

El decálogo «Cuidado con lo que le confIAs», que la AEPD publicó el 27 de enero de 2026 para el público general, aconseja no compartir datos personales con herramientas de IA, como nombre completo, dirección, teléfono, DNI o NIE e imágenes de personas, ni información sensible como datos médicos, financieros, contractuales o de localización, ni datos confidenciales de la entidad, de su personal o de sus clientes. Traducido a una empresa que atiende clientes, mi lista de «nunca» es esta:

• Datos de salud, biométricos, de menores, de condición migratoria, religión, ideología o vida sexual de cualquier persona.
• Documentos de identidad, pasaportes y cualquier número que identifique a una persona de forma única.
• Datos bancarios, números de tarjeta, extractos y facturas con datos completos del cliente.
• Contratos, propuestas y acuerdos de confidencialidad con nombres y cifras reales.
• Listados de clientes, bases del CRM y exportaciones de contactos completas.
• Conversaciones de WhatsApp o correos de clientes sin quitar los datos identificativos.
• Contraseñas y credenciales. Esto no lo dice una ley, lo digo yo: una credencial pegada en un chat es una credencial perdida.

Cómo trabajar con IA sin exponer al cliente: seudonimiza

Casi siempre puedes obtener lo que necesitas de la IA sin darle la identidad del cliente. La propia AEPD insta a describir un caso ficticio para no aportar detalles que permitan identificar a nadie, y el RGPD menciona la seudonimización y el cifrado como medidas de seguridad apropiadas (artículo 32). La técnica es sencilla: cambias lo que identifica y conservas lo que la IA necesita para ayudarte. Ojo: sustituir nombres por etiquetas reduce la exposición, pero no anonimiza el caso. Si todavía puede reconocerse a la persona por el contexto, sigue siendo un dato personal: usa solo herramientas autorizadas para ese nivel de datos.

Ejemplo ilustrativo, inventado para esta guía. Mal: «Resume este correo de [nombre del cliente], de [nombre de su empresa], que dice que su hija [nombre] tiene un tratamiento pendiente y que no puede pagar la cuota del día 5». Mejor: «Resume este correo de un cliente que dice que un familiar tiene un tratamiento pendiente y que no puede pagar una cuota próxima. Propón una respuesta amable con dos opciones de pago». La IA hace el mismo trabajo y tú no entregaste nombres, ni empresa, ni la mención a una menor, ni un dato de salud. Si el caso es de salud o menores (nivel 4), lo correcto no es seudonimizar mejor, es no usar una IA externa sin asesoría.

Qué preguntar a un proveedor de IA antes de contratarlo

Cuando una herramienta de IA trata datos por cuenta de tu empresa, el RGPD pide que elijas un encargado que ofrezca garantías suficientes (artículo 28) y que exista un contrato que fije el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, y el tipo de datos. La AEPD añade, en su resumen de obligaciones y recomendaciones para la gestión de IA generativa que la AEPD publicó en enero de 2026, qué evaluar antes de contratar: uso de metadatos, registros y telemetría, uso de datos para entrenamiento o mejora del servicio, ubicación de los datos y periodos de retención. Con eso, esta es la lista de preguntas que yo haría por escrito:

• ¿Dónde se almacenan mis datos y los de mis clientes, y en qué países se tratan?
• ¿Se usan mis datos para entrenar sus modelos? ¿Se puede excluir por contrato y no solo en un ajuste?
• ¿Cuánto tiempo se conservan las conversaciones, los archivos y los registros? ¿Puedo fijar la retención?
• ¿Quiénes son sus subencargados, es decir, los terceros que tratan datos por su cuenta? El RGPD exige autorización previa por escrito, específica o general, y aviso de cambios (artículo 28, apartado 2).
• ¿Tratan los datos solo siguiendo mis instrucciones documentadas, incluidas las transferencias a otros países? (artículo 28, apartado 3.a)
• ¿Qué ocurre al terminar el servicio? El RGPD pide que, a tu elección, supriman o devuelvan todos los datos y borren las copias (artículo 28, apartado 3.g).
• ¿Cómo me avisan de una violación de seguridad y en cuánto tiempo? El RGPD exige que el encargado notifique sin dilación indebida (artículo 33, apartado 2).
• ¿Permiten auditorías o entregan la información para demostrar cumplimiento? (artículo 28, apartado 3.h)
• ¿Hay transferencias de datos fuera del país o de la región? ¿Con qué garantías? El RGPD las condiciona (artículo 44) y la ley ecuatoriana regula la transferencia internacional (artículo 55 y siguientes).
• ¿Ofrecen un plan empresarial con gobernanza para mi organización, con cláusulas de no reutilización de datos, y ajustes de privacidad configurables? La AEPD recomienda, para sistemas externos, contratar en modalidad empresarial.
• ¿Puedo exportar mis datos y salir sin quedarme atrapado? Más en el artículo sobre portabilidad de datos y dependencia de un proveedor.

Reglas para el equipo

Una política que nadie recuerda no protege a nadie. Se inspiran en lo que la AEPD recomienda comunicar a los usuarios de IA generativa en su resumen de enero de 2026.

• Solo se usan herramientas de IA que estén en la lista aprobada. Lo que no está en la lista, no se usa para trabajo de clientes.
• Nunca se pegan datos de los niveles 3 y 4 en herramientas que no estén aprobadas para ese nivel.
• Todo resultado de una IA se revisa y valida manualmente antes de enviarlo a un cliente o publicarlo.
• Nada generado por IA entra en un contrato, un documento oficial o una decisión que afecte a una persona sin revisión humana.
• Las cuentas de IA son de la empresa y con acceso por persona, no cuentas personales.
• Si alguien cree que pegó algo que no debía, lo avisa el mismo día. Avisar a tiempo no se castiga; esconderlo, sí.

Cómo registrar los usos de IA

Si no está registrado, no puedes demostrar que lo controlas. El RGPD establece el principio de responsabilidad proactiva: el responsable del tratamiento debe cumplir los principios del artículo 5 y ser capaz de demostrarlo (artículo 5, apartado 2), y obliga a llevar un registro de las actividades de tratamiento (artículo 30), con una excepción para organizaciones de menos de 250 personas salvo que el tratamiento entrañe riesgo, no sea ocasional o incluya categorías especiales de datos (artículo 30, apartado 5); tu abogado te dirá si te aplica. La hoja que sigue es una buena práctica de uso de IA, no el registro del artículo 30 en sí. Una hoja de cálculo sencilla alcanza, con una fila por herramienta y por uso:

• Herramienta y plan contratado, con fecha de alta y responsable interno.
• Para qué se usa, en una frase, y qué proceso del negocio toca.
• Qué niveles de datos pueden entrar (de 1 a 4) y cuáles están prohibidos.
• Proveedor, país de tratamiento, contrato firmado y fecha de revisión.
• Retención configurada y si los datos se usan para entrenar el modelo.
• Nivel de riesgo (bajo, medio, alto) y si requiere una evaluación de impacto. El RGPD la exige antes de tratar cuando sea probable un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas, en particular si se usan nuevas tecnologías (artículo 35).
• Incidentes y dudas, con fecha y decisión tomada. Revisa el registro cada trimestre.

Si ya se filtró algo: las primeras 24 horas

Lo que marca la diferencia es el orden de las primeras horas, no que no pase nunca.

• Para y contén: que la persona deje de pegar datos, guarda la conversación como evidencia y, si la herramienta lo permite, borra el historial y revoca accesos.
• Escribe qué pasó mientras lo recuerdas: quién, cuándo, qué herramienta, qué datos, de cuántas personas, y de qué nivel. No es lo mismo un correo que un dato de salud.
• Avisa a quien decide en tu empresa y, si hay un proveedor involucrado, escríbele para pedir la eliminación de los datos y la confirmación por escrito.
• Consulta a tu abogado o a tu delegado de protección de datos, si lo tienes, el mismo día. Es el momento en que más vale su ayuda.
• Decide con ellos si hay que notificar a la autoridad y a las personas, y documenta la decisión y sus motivos, incluida la de no notificar.

Los plazos legales corren desde que tienes constancia, por eso importa tanto escribir la hora. En el RGPD, si hay violación de la seguridad de los datos personales, el responsable debe notificarla a la autoridad de control sin dilación indebida y, de ser posible, a más tardar 72 horas después de tener constancia, salvo que sea improbable que suponga un riesgo para las personas (artículo 33, apartado 1). Si el riesgo es alto, también hay que comunicarlo a los interesados sin dilación indebida (artículo 34, apartado 1). La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales de Ecuador fija sus propios plazos: el responsable debe notificar a la autoridad en un término de cinco días desde que tiene constancia, salvo que sea improbable que suponga un riesgo, y el encargado debe avisar al responsable en un máximo de dos días (artículo 43) y al titular hay que notificarle, cuando hay riesgo para sus derechos, dentro de un término de tres días (artículo 46). Cómo se cuentan exactamente esos días y si te aplican, consúltalo con tu abogado.

Plantilla copiable: política de uso de IA de una página

Rellena los campos entre corchetes y haz que cada persona la firme. No sustituye a un abogado, pero es un punto de partida.

POLÍTICA DE USO DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL
Empresa: [NOMBRE]   Versión: [1.0]   Fecha: [DD/MM/AAAA]   Responsable: [NOMBRE Y CARGO]

1. HERRAMIENTAS PERMITIDAS
Solo las de la lista aprobada ([ENLACE A LA LISTA]). Si una herramienta no está en la lista, no se usa con información de trabajo. Para pedir una nueva: [CORREO O PERSONA].

2. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Nivel 1 Público (material ya publicado, sin datos personales ni restricciones de uso): se puede usar en las herramientas permitidas.
Nivel 2 Interno: solo en herramientas aprobadas por la empresa.
Nivel 3 Personal (identifica a una persona): solo en herramientas aprobadas con contrato, con el mínimo necesario y, si es posible, seudonimizado.
Nivel 4 Sensible (salud, menores, biometría, religión, ideología, orientación sexual, origen étnico, condición migratoria, antecedentes): no se introduce en ninguna IA sin autorización escrita de [RESPONSABLE].

3. NUNCA SE PEGA
Contraseñas ni credenciales. Documentos de identidad. Datos bancarios completos. Contratos con nombres y cifras reales. Listados completos de clientes. Conversaciones de clientes sin quitar datos identificativos. Imágenes o voz de personas.

4. BUENAS PRÁCTICAS
Cambia nombres y datos que identifican antes de preguntar. Revisa todo resultado antes de enviarlo. Nada generado por IA entra en un contrato o una decisión sobre una persona sin revisión humana. Cuentas de la empresa, un acceso por persona, nunca cuentas personales. Todo uso nuevo se anota en el registro de IA.

5. INCIDENTES
Si crees que pegaste algo que no debías, avisa a [PERSONA/CORREO] el mismo día, con hora, herramienta y tipo de dato. Avisar a tiempo no se sanciona.

6. REVISIÓN
Esta política se revisa cada [3 MESES] y cuando se incorpora una herramienta nueva.

Aceptación: Nombre ____________   Firma ____________   Fecha ____________

Preguntas frecuentes

¿Puedo pegar datos de mis clientes en una IA generativa pública?

No, salvo que la herramienta esté aprobada por tu empresa, exista un contrato adecuado y tengas una base legal para ese uso. Ante la duda, no pegues datos personales.

La AEPD, en su decálogo de enero de 2026, recomienda no compartir datos personales ni confidenciales de clientes con herramientas de IA. Seudonimiza primero.

¿Basta con quitar el nombre del cliente?

No siempre. Si el texto conserva detalles que permiten reconocer a la persona, sigue siendo un dato personal.

El RGPD considera identificable a quien puede ser identificado directa o indirectamente (artículo 4). Cargo, ciudad y fechas pueden bastar para reconocer a alguien.

¿Qué hago si un empleado pegó datos de un cliente en una IA?

Contén el daño, anota qué pasó y avisa a quien decide el mismo día. No es un asunto para resolver a solas.

Sigue los pasos de las primeras 24 horas y consulta a un abogado: los plazos corren desde que tienes constancia.

¿Necesito un contrato con el proveedor de IA?

Si el proveedor trata datos personales por cuenta de tu empresa, el RGPD exige un contrato u otro acto jurídico con ese contenido (artículo 28, apartado 3).

Los términos genéricos de un plan gratuito casi nunca cubren lo que pide la norma. La AEPD recomienda cláusulas de no reutilización de datos y modalidad empresarial.

¿Me aplica el RGPD o la ley de Ecuador?

Depende de dónde estén tus clientes y de dónde opere tu empresa, y puede aplicar una, otra o ambas.

Según el portal oficial del Estado ecuatoriano, la ley de Ecuador se aplica al tratamiento dentro del país, a responsables y encargados domiciliados en Ecuador y a entidades extranjeras que ofrecen bienes o servicios a residentes ecuatorianos o monitorean su comportamiento. El RGPD tiene su propio ámbito de aplicación. Confirma ambos con un abogado.

Mi punto de vista

Lo que yo veo en la realidad es que la mayoría de las filtraciones con IA no son malicia, son comodidad. Alguien quiere ahorrar diez minutos y pega lo que tiene a mano. Por eso no creo en las prohibiciones totales: un equipo al que le dices que no puede usar IA la usará igual, desde su celular, donde no ves nada. Creo en darle herramientas aprobadas, reglas cortas y la tranquilidad de preguntar y avisar sin miedo.

Y hay algo más que te dejo para pensar. Tus clientes te dan su información porque confían en ti, no en tu proveedor de IA. Si algo sale mal, el cliente te preguntará a ti, no a tu proveedor. Cuidar sus datos es parte del servicio, igual que entregar a tiempo.

En IA & Negocios lo vemos desde el diseño: un centro de mando inteligente propio, con colaboradores digitales que trabajan con permisos por función y con registro de todo lo que hacen, es una forma de que ese patrimonio digital esté bajo tu control. Para ver cómo se arma, empieza por el registro del Centro de Mando. Y ahora, una tarea para esta semana: cópiate la plantilla de una página, adáptala y pide a cada persona de tu equipo que la lea y la firme. ¿Qué herramientas de IA usa hoy tu equipo sin que lo sepas?