Siete preguntas antes de contratar a quien te instale IA en el negocio

Para contratar a un proveedor de IA sin sorpresas, hazle siete preguntas y exige las respuestas por escrito: de quién son los datos y el sistema que se construya, qué pasa si te vas, quién responde si el agente se equivoca, qué datos ve y dónde se guardan, cómo se prueba antes de salir en vivo, cómo se mide si funciona y cuánto cuesta de verdad cada mes y por uso. Un buen proveedor responde a las siete sin incomodarse. Si alguna le molesta, ya sabes algo importante.

Un aviso de transparencia: yo soy parte interesada, porque IA & Negocios también instala sistemas con IA. Por eso esta guía no vende nuestro método. Está escrita para que puedas aplicársela a cualquier proveedor, incluidos nosotros. Y otro aviso: esto es una guía práctica, no es asesoría legal. Me apoyo en textos oficiales, enlazados en cada caso, y lo que corresponde a tu caso, en especial el contrato, lo confirma un abogado.

Lo que dicen los textos oficiales, en corto

Antes de las preguntas conviene saber de dónde salen. Cuando un proveedor trata datos personales por cuenta de tu empresa, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD, Reglamento (UE) 2016/679) lo llama encargado del tratamiento, y a ti, responsable. Si tu negocio o tus clientes están en la Unión Europea, o tratas datos de personas que están en ella, aplica este reglamento; si operas en otro país, mira la norma local de protección de datos, que suele tener ideas parecidas. Su artículo 28 dice que el responsable elegirá únicamente un encargado que ofrezca garantías suficientes, que el tratamiento se regirá por un contrato que fije objeto, duración, naturaleza, finalidad, tipo de datos y obligaciones, y que ese contrato constará por escrito, inclusive en formato electrónico. El lado de los datos lo desarrollo en una checklist de protección de datos para usar IA con información de tus clientes, que publicaré en las próximas semanas; aquí lo ampliamos a todo el encargo.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó en enero de 2026 un resumen de obligaciones y recomendaciones para la gestión de IA generativa. Ojo: está pensado para la propia AEPD, no es una norma para tu empresa, pero su apartado de contratación muestra qué considera sensato un regulador: evaluar el tratamiento de metadatos, registros y telemetría, el uso de datos para entrenamiento, la ubicación de los datos, los periodos de retención, el control de versiones y la estabilidad contractual, e incluir cláusulas de no reutilización de datos.

Y como método para pensar el riesgo de comprar IA a un tercero, el marco de gestión de riesgos de IA del NIST (AI RMF 1.0, enero de 2023), un documento voluntario de Estados Unidos, no una ley. Reconoce que las tecnologías adquiridas a terceros pueden ser complejas u opacas, y que su tolerancia al riesgo puede no coincidir con la de quien las despliega. Pide políticas para los riesgos de terceros, procesos de contingencia ante sus fallos y mecanismos para desactivar un sistema que rinda de forma incompatible con su uso previsto. Varias preguntas de abajo son esas ideas traducidas a una conversación comercial.

Del Reglamento europeo de IA (Reglamento (UE) 2024/1689) dos artículos te tocan de cerca. El artículo 50(1) obliga a los proveedores a diseñar los sistemas de IA destinados a interactuar directamente con personas de modo que estas sepan que hablan con una IA, salvo que sea evidente; se aplica desde el 2 de agosto de 2026. Si contratas uno, pregunta al proveedor cómo cumple esa obligación. El artículo 4 pide a proveedores y a quienes usan sistemas de IA que adopten medidas para apoyar la alfabetización en IA de su personal; el Reglamento (UE) 2026/1744, publicado el 24 de julio de 2026, lo reescribió y ya no exige garantizar un nivel concreto a cada persona. Es un resumen, no asesoría legal: confirma con tu abogado cómo te afecta.

Cómo usar las siete preguntas

Tres reglas. Por escrito: una respuesta de reunión se olvida, una en un anexo del contrato obliga. Con evidencia: un documento, una captura, una demostración, no promesas. Y con puntuación: más abajo tienes un cuestionario para enviar tal cual. Las preguntas 1, 2 y 4 son puertas: si el proveedor no las responde bien, no se firma, por mucho que le salgan bien las demás.

Las siete preguntas

Pregunta 1: de quién es qué

Por qué importa: en un proyecto con IA conviven cosas distintas. Tus datos, las reglas y los textos que escribes, los flujos y configuraciones que el proveedor construye, la memoria que el sistema acumula con el uso y la herramienta del proveedor que lo hace funcionar. Si el contrato no separa unas de otras, el día que te vayas descubrirás que las reglas de tu negocio estaban dentro de su plataforma. Esto es lo que yo llamo patrimonio digital: lo que construyes tiene que ser tuyo. Aquí aparece también el uso de tus datos para entrenar modelos, que la AEPD recomienda evaluar y cerrar con cláusulas de no reutilización.

• Respuesta buena: una lista escrita de qué es tuyo (datos, instrucciones, reglas, configuraciones, historial, resultados) y qué es herramienta licenciada del proveedor; tus datos no se usan para entrenar modelos propios ni de otros clientes sin tu autorización escrita.
• Señal de alarma: «todo está en nuestra plataforma» sin distinguir; silencio sobre quién es dueño de las reglas y de la memoria; licencia que se extingue y borra tus configuraciones si dejas de pagar.
• Pídelo así: «Indique por escrito qué activos de los que se creen para mi empresa son de mi propiedad (datos, reglas, flujos, historial) y cuáles son herramienta suya licenciada; confirme que no usará mis datos para entrenar modelos ni para otros clientes.»

Pregunta 2: qué pasa si te vas

Por qué importa: es la pregunta más barata de hacer antes de firmar y la más cara de descubrir después. El RGPD ya establece, en el artículo 28, apartado 3, letra g, que el encargado, a elección del responsable, suprimirá o devolverá todos los datos personales cuando acabe el servicio y suprimirá las copias. Pero tu negocio no son solo datos personales: son también las reglas, los flujos y el historial. De eso trato en el artículo sobre portabilidad de datos y vendor lock-in.

Además, el Reglamento de Datos de la UE (Reglamento (UE) 2023/2854), aplicable desde el 12 de septiembre de 2025 según su artículo 50, regula el cambio de proveedor para los «servicios de tratamiento de datos», una definición pensada para servicios digitales en la nube. Exige un contrato escrito con un preaviso máximo de dos meses, un periodo transitorio de hasta treinta días naturales, al menos treinta días para extraer los datos, la lista de lo exportable y la supresión posterior. Desde el 12 de enero de 2027 no podrán cobrarse costos por el cambio; hasta entonces, solo reducidos y limitados a los costos directos del proveedor. Mi lectura, que debes confirmar con un abogado: si te venden un servicio en la nube, es probable que esto te ampare, aunque antes conviene verificar si el servicio y el contrato concretos entran en su ámbito; si te construyen un sistema a medida, es probable que te ampare menos (el artículo 31 excluye de ciertas obligaciones, entre ellas la supresión de costos de cambio, a los servicios hechos a medida que no se ofrecen en catálogo, y deja fuera de todo el capítulo las versiones de prueba), y lo que no esté en el contrato no existe. El texto citado es el publicado en 2023; hay una propuesta de reforma en trámite, así que comprueba la versión vigente cuando firmes.

• Respuesta buena: un anexo de salida con qué se exporta (datos, reglas, flujos, historial, registros), en qué formatos abiertos, en qué plazo, con qué ayuda del proveedor y a qué costo; y un compromiso de borrado con certificado.
• Señal de alarma: formatos propietarios; «la exportación se presupuesta aparte»; penalización por salida; no saber decirte qué se llevaría un cliente que se va.
• Pídelo así: «Adjunte un anexo de salida con el listado de lo exportable, los formatos, los plazos, el costo y el compromiso de supresión certificada. Haga una exportación de prueba con mis datos antes de la puesta en marcha.»

Pregunta 3: quién responde si el agente se equivoca

Por qué importa: un agente se equivocará alguna vez, como cualquier persona. La cuestión es quién asume qué. En datos personales, el RGPD (artículo 82) dice que el afectado puede reclamar una indemnización al responsable o al encargado, que un encargado responde cuando incumple las obligaciones que le corresponden específicamente o actúa al margen de las instrucciones legales del responsable, y que cuando varios participan en el mismo tratamiento cada uno puede responder del daño completo, con derecho a repartir después. Para los errores que no son de datos, como un presupuesto mal calculado o una cita perdida, pesa mucho lo que diga el contrato, además de la ley que te aplique en tu país, que debe revisar un abogado. Ahí se juega buena parte del riesgo.

• Respuesta buena: un reparto escrito por tipo de error (qué asume el proveedor, qué asumes tú por las reglas que diste); un límite de responsabilidad razonable y explícito; un seguro vigente; un procedimiento de incidentes con plazos de aviso y de corrección; y un botón de parada: quién puede detener el agente y en cuánto tiempo.
• Señal de alarma: «la IA puede equivocarse y no nos hacemos responsables» sin más; un tope equivalente a una mensualidad; ningún procedimiento de incidentes; nadie sabe cómo se apaga.
• Pídelo así: «Describa por escrito qué errores asume usted y cuáles asumo yo, el límite de responsabilidad, el seguro vigente, el plazo para avisarme de un incidente y el procedimiento y el tiempo para detener el agente.»

Sobre el aviso de incidentes hay una referencia oficial: el artículo 33, apartado 2, del RGPD dice que el encargado notificará sin dilación indebida al responsable las violaciones de seguridad de los datos personales de las que tenga conocimiento. Y como el responsable debe, de ser posible y salvo que sea improbable que haya riesgo para las personas, notificar a la autoridad en 72 horas desde que tiene constancia (apartado 1), conviene que el contrato traduzca «sin dilación indebida» a un número de horas.

Pregunta 4: qué datos ve y dónde se guardan

Por qué importa: un agente es tan arriesgado como los permisos que le des. El RGPD exige que el encargado trate los datos solo con instrucciones documentadas, incluidas las transferencias a otros países (artículo 28, apartado 3, letra a), y que no recurra a otro encargado sin tu autorización previa por escrito, avisándote de los cambios (apartado 2). La AEPD añade aplicar minimización y conservación limitada, tanto en el acceso a los datos de la organización como en los metadatos y la memoria del sistema, y mecanismos de trazabilidad y registros de actividad. Sobre permisos mínimos hay más en un artículo que publicaré en las próximas semanas sobre dar acceso a un agente a tus sistemas.

• Respuesta buena: un mapa de acceso por sistema y por permiso (lectura, escritura, envío); país de tratamiento; lista de subencargados con aviso de cambios; retención configurable; registros que puedes consultar; datos de prueba distintos de los reales.
• Señal de alarma: «accede a lo que necesite»; sin lista de subencargados; retención «indefinida»; pruebas hechas con tus datos reales de clientes sin que lo hayas autorizado.
• Pídelo así: «Entregue un mapa de los sistemas y datos a los que accederá el agente con el permiso concreto de cada uno, los países de tratamiento, la lista de subencargados y la retención de cada tipo de dato.»

Pregunta 5: cómo se prueba antes de salir en vivo

Por qué importa: una demostración no es una prueba. El marco del NIST dice que los sistemas de IA deben probarse antes de su despliegue y de forma periódica mientras operan. Anthropic recomienda pruebas extensas en entornos aislados (Building Effective Agents, 19 de diciembre de 2024), y OpenAI, intervención humana sobre todo al principio, para descubrir fallos y casos límite (guía práctica para construir agentes). Un proveedor serio propone empezar con poca autonomía y subirla por pasos.

• Respuesta buena: un plan de pruebas con casos tuyos reales (anonimizados), un entorno separado del real, un periodo en la sombra, un criterio de salida acordado por escrito y un escalado de autonomía por niveles; y pruebas periódicas después del lanzamiento.
• Señal de alarma: una demo con ejemplos elegidos por el vendedor; «en otros clientes ya funciona»; salir con autonomía total el primer día; ninguna prueba de qué hace el agente cuando no sabe.
• Pídelo así: «Presente el plan de pruebas con mis casos, el entorno usado, el criterio de aceptación para pasar a producción y los niveles de autonomía previstos, con la condición para subir cada uno.»

Pregunta 6: cómo se mide

Por qué importa: sin medida, el éxito es una sensación. El NIST pide métricas, comparaciones con referencias y documentación de resultados. Y la encuesta de Epoch AI e Ipsos del 6 de agosto de 2026 a 1.106 adultos empleados en EE. UU. muestra por qué medir con cuidado: aproximadamente una de cada seis tareas con IA tardó más que antes, y el esfuerzo de edición no mide directamente la calidad. Mide tu línea base de hoy antes de que llegue el proveedor.

• Respuesta buena: métricas acordadas antes de empezar, medidas contra tu línea base: tiempo con la revisión incluida, resultados aceptados, errores que llegan al cliente, escalados a una persona y costo por caso; acceso a los datos de base, no solo a un informe; y qué ocurre, incluida la salida sin penalización, si no se cumplen.
• Señal de alarma: promesas de ahorro sin metodología; métricas que define el proveedor después de vender; «satisfacción» como única medida; un panel bonito sin acceso a los registros.
• Pídelo así: «Fije por escrito las métricas, su línea base y la fecha de revisión; garantice mi acceso a los registros de base; y detalle las consecuencias si no se alcanzan.»

Pregunta 7: cuánto cuesta de verdad

Por qué importa: el precio de la propuesta y el costo de operar casi nunca coinciden. A la instalación y a la mensualidad se suman el consumo por uso (mensajes, llamadas, minutos de voz, tokens), servicios de terceros (telefonía, mensajería, el modelo de IA), cambios y mantenimiento, soporte, las horas de tu equipo para revisar y el costo de salir. Para los servicios en la nube, el Reglamento de Datos (artículo 29, apartado 4) exige que el proveedor informe antes del contrato de los costos estándar y de las penalizaciones por resolución anticipada. En cuánto cuesta automatizar un negocio hay rangos con contexto; aquí tienes el método para que el número sea tuyo.

COSTE MENSUAL REAL (pídelo en tres escenarios de volumen)

Fijo mensual                        (licencia / mantenimiento / soporte)
+ Variable por uso x volumen        (mensajes, llamadas, minutos, consumo del modelo)
+ Terceros                          (telefonía, mensajería, modelo de IA si se factura aparte)
+ Horas de tu equipo x su costo     (revisión, formación, excepciones)
= COSTE MENSUAL REAL

Escenarios: volumen BAJO / ESPERADO / ALTO
Preguntas: ¿hay tope de gasto configurable?  ¿qué cambia si el proveedor sube el precio del modelo?
¿hay permanencia?  ¿se renueva solo?  ¿cuánto cuesta salir?

• Respuesta buena: una tabla con lo incluido y lo no incluido, el costo en tres escenarios de volumen, un tope de gasto que tú configuras, la revisión de precios por escrito y una salida sin sorpresas.
• Señal de alarma: «precio cerrado» sin definir volumen; consumo ilimitado sin tope; costos de terceros que no aparecen; renovación automática con permanencia.
• Pídelo así: «Entregue el costo mensual en tres escenarios de volumen, desglosado en fijo, variable y terceros, con el tope de gasto, las condiciones de revisión de precios y las penalizaciones por resolución anticipada.»

El cuestionario para enviar tal cual

Copia esto en un correo o en un documento compartido y pide que lo respondan por escrito, con la evidencia adjunta. Las respuestas pasan a ser un anexo del contrato.

CUESTIONARIO A PROVEEDOR DE IA (responder por escrito, adjuntar evidencia)

1. PROPIEDAD
   Qué activos son míos (datos, reglas, flujos, historial) y cuáles son su herramienta licenciada.
   ¿Usan mis datos para entrenar modelos? Respuesta + cláusula: ______
2. SALIDA
   Qué se exporta, en qué formato abierto, en qué plazo, con qué ayuda y a qué costo.
   Borrado certificado al terminar. Exportación de prueba antes del arranque: SÍ / NO
3. RESPONSABILIDAD
   Qué errores asumen ustedes y cuáles yo. Límite de responsabilidad: ______
   Seguro vigente: ______ Plazo de aviso de incidentes (horas): ______
   Quién puede detener el agente y en cuánto tiempo: ______
4. DATOS
   Mapa de accesos (sistema, dato, permiso). País de tratamiento. Subencargados.
   Retención por tipo de dato. Registros que puedo consultar. Datos de prueba: reales / ficticios
5. PRUEBAS
   Plan con mis casos. Entorno separado. Periodo en la sombra. Criterio de salida.
   Niveles de autonomía y condición para subir de nivel.
6. MEDICIÓN
   Métricas, línea base, fecha de revisión. Acceso a registros de base.
   Consecuencias si no se alcanzan.
7. COSTE
   Fijo + variable + terceros, en 3 escenarios de volumen. Tope de gasto.
   Revisión de precios. Permanencia. Renovación. Costo de salida.

Cómo puntuar las respuestas

PUNTUACIÓN (0, 1 o 2 por pregunta; máximo 14)

2 = respuesta clara, por escrito y con evidencia
1 = respuesta verbal o parcial, sin evidencia todavía
0 = evasiva, ausente o señal de alarma

PUERTAS: las preguntas 1, 2 y 4 deben tener al menos 1. Un 0 en cualquiera -> no se firma.

12-14 -> avanzar con el contrato, anexando las respuestas
8-11  -> negociar; vuelve a puntuar tras las aclaraciones
0-7   -> no firmar

Los umbrales son míos y orientativos, y los ajustas según el riesgo del encargo: no es lo mismo un asistente que clasifica correos que uno que habla con tus clientes o toca pagos. Tres pruebas más antes de firmar: un simulacro de exportación con datos de prueba, una demostración de cómo se detiene el agente y una conversación con un cliente que haya salido del proveedor, no solo con uno que siga.

Preguntas frecuentes

¿Cómo contratar a un proveedor de IA sin equivocarme?

Hazle siete preguntas por escrito sobre propiedad, salida, responsabilidad, datos, pruebas, medición y costo real, y exige evidencia. Puntúa las respuestas y no firmes si fallan las de propiedad, salida o datos. Pide además un simulacro de exportación y una demostración de cómo se detiene el agente.

¿Qué debe incluir el contrato con un proveedor de IA?

Si tu tratamiento está sujeto al RGPD y el proveedor trata datos personales por tu cuenta, el artículo 28, apartado 3, exige un contrato escrito que fije objeto, duración, naturaleza, finalidad, tipo de datos y obligaciones, con instrucciones documentadas, confidencialidad, seguridad, control de subencargados, ayuda con los derechos de los afectados, supresión o devolución al terminar y acceso a información para auditar. Añade un anexo con las respuestas de las siete preguntas y confírmalo con un abogado.

¿Quién es responsable si el agente de IA comete un error?

Depende del tipo de error y del contrato. En datos personales, el RGPD (artículo 82) reparte la responsabilidad entre responsable y encargado según quién incumplió qué. En lo demás, manda lo que firmes: por eso conviene un reparto escrito de errores, un límite de responsabilidad y un seguro vigente. Un abogado debe revisar esas cláusulas.

¿Cómo evito quedar atado a un proveedor de IA?

Exige un anexo de salida: qué se exporta, en qué formatos abiertos, en qué plazo y a qué costo, más el borrado certificado. Comprueba la exportación antes de empezar. Si es un servicio en la nube, el Reglamento de Datos de la UE regula el cambio de proveedor, con preaviso máximo de dos meses y desaparición de los costos de cambio desde el 12 de enero de 2027, según su texto de 2023, con excepciones como los servicios hechos a medida que no se ofrecen en catálogo (artículo 31). Verifica con asesoría jurídica si tu contrato entra en su ámbito.

¿Cuánto cuesta realmente un proveedor de IA al mes?

Más que la mensualidad de la propuesta: suma el consumo por uso, los servicios de terceros, el mantenimiento y las horas de tu equipo para revisar. Pide el costo en tres escenarios de volumen y un tope de gasto configurable. No existe una cifra válida para todos los negocios, así que desconfía de quien la dé sin preguntar tu volumen.

Mi punto de vista

Mi impresión, que no sale de ningún estudio, es que pocas empresas hacen estas preguntas, y que quien las hace llega a la firma sabiendo mucho más de lo que compra. No porque el proveedor se asuste, sino porque quien responde bien las siete ya ha hecho el trabajo de pensarlas.

Aguarda, que tampoco todo se arregla con un cuestionario. Un contrato perfecto no sustituye a un sistema bien diseñado, y un sistema bien diseñado necesita que tú también hagas tu parte: escribir tus reglas, saber qué datos entregas y revisar lo que hace el agente. La IA no es un empleado al que sueltas sin supervisión, ni una caja negra que compras y olvidas.

En IA & Negocios construimos sistemas operativos para empresas con IA, con centros de mando inteligentes y colaboradores digitales dentro de un organigrama híbrido, y partimos de la idea de que lo que se construye para tu negocio es parte de tu patrimonio digital y debe poder salir contigo. Aplícanos este cuestionario como a cualquiera. Puedes conocer el Centro de Mando Inteligente o probar un colaborador digital de voz gratis. Y esta semana, antes de hablar con un proveedor, escribe tú las respuestas a las preguntas 1 y 2 para tu propio negocio: ¿qué es tuyo y qué te llevarías si te fueras mañana?